Papierloses Büro

Du scheust Dich vor dem Aufwand ein papierloses Büro einzuführen und siehst nicht die Vorteile darin? Trotz allem tümmeln sich schier endlose Berge Papier auf Deinem Schreibtisch oder in Deinem Büro? Du bist heilfroh, dass es so etwas wie die Suchfunktion an Deinem Computer gibt, da Du sonst nie eine Datei findest? Dann ist dieser Beitrag genau richtig für Dich.

Ich kenne diese Probleme allesamt und da ich mich lange gegen ein digitales und papierloses Büro gesträubt habe, auch die Ausreden, die Dich davon abhalten. Da ich es aber nun endlich auch geschafft habe ein digitales papierloses Büro einzuführen und zu betreiben und sehr froh darum bin, möchte ich Dir eine kleine Anleitung an die Hand geben, damit auch Du Dein eigenes papierloses Büro einführen und betreiben kannst.

Warum die meisten papierlosen Büros nichts bringen

Die Idee ein papierloses Büro einzuführen wird meist verworfen. Grund dafür ist, dass die Angst vor Veränderung oder dem ersten Aufwand, den Nutzen überwiegt. Sprüche wie „Da finde ich nichts mehr“, „Das lohnt sich doch gar nicht“ oder „Ich kann das nicht“ höre ich sehr oft. Im selben Atemzug wird auch meist ein Bekannter genannt, der den Umstieg gewagt hat und sich nur noch am rumärgern ist.

Woran liegt das?

Einer der Hauptgründe ist, wie so oft, dass der Prozess nicht bis zu Ende gedacht wurde.

Klassisches Beispiel:

Unser tatkräftiger Unternehmer Klaus hat von seinem Bekannten gehört, dass dieser jetzt das papierlose Büro einführt. Er hat in einer Zeitschrift gelesen, dass sei der aktuellste Trend und wer nicht mitmacht, den gibt es morgen nicht mehr. Klaus ist kein Mann vieler Worte, sondern großer Taten. Er nimmt alle seine Ordner und lässt diese digitalisieren. Was er jedoch nicht bedacht hat, ist sich vorher über eine, zu ihm passende Struktur, Gedanken zu machen. Jetzt hat er alle seine Daten zwar digital und hat mehr Freiräume in seinem Büro, allerdings fehlt ihm jegliche Datenstruktur und er tut sich sehr schwer ein Dokument erneut zu finden.

Wie Du sehen kannst ist es sehr wichtig sich vorab mit dem Thema und seiner eigenen gewohnten Arbeitsweise auseinander zu setzen, um am Ende nicht vor einem großen Desaster zu sitzen. Die Dokumente digitalisiert aufbewahren, ist nur die Spitze des Eisbergs. Es ist genauso wichtig sich zuvor Gedanken darüber zu machen, was überhaupt digitalisiert werden kann und wie später mit dem digitalen Büro gearbeitet werden soll. Wenn einer der Schritte übergangen wird, passiert es sehr schnell, das die Vorteile des papierlosen Büros nicht mehr zur Geltung kommen.

Wie Du Deinen Schritt zum digitalen Büro sicher und ohne schwerwiegende Folgen gehst, will ich nun gemeinsam mit Dir erarbeiten. Zur Motivation klären wir zuerst einmal die wenigen Nachteile, sowie auch die Vorteile.

Warum ein papierloses Büro mehr Freiheit und Effektivität bringt

Wollen wir das Feld einmal von hinten aufrollen und betrachten zuerst einmal etwas genauer die Nachteile. Du wirst sehen das diese gar nicht so schwerwiegend sind.

Welche Nachteile gibt es in einer digitalen Dokumentenablage im Vergleich zum klassischen Ordner?

Meines Erachtens gibt es drei nennenswerte Punkte dazu:

  • größerer Aufwand bei Einführung und Pflege der hinzukommenden Dokumente
  • Umgewöhnungsphase an die digitale Dokumentenablage
  • Datensicherheit von digitalen Dokumenten

Klingt im ersten Moment dramatischer als es wirklich ist. Wollen wir auf die einzelnen Punkte etwas genauer eingehen, damit Du siehst, dass alles heißer gekocht als gegessen wird.

Größerer Aufwand bei Einführung und Pflege
Der Mehraufwand an dieser Stelle ist nicht wegzureden. Allerdings gibt es viele Möglichkeiten, Teile davon zu automatisieren oder von externen Dienstleistern erledigen zu lassen. Gerade auch für die Pflege später hinzukommender Dokumente ist eine Automatisierung, aufgrund der sonst hohen Folgekosten, sehr wichtig aber recht einfach möglich.

Wenn Du mit der digitalen Dateiablage routinierter bist und die Automatisierung durchgeführt hast, unterscheiden sich der Aufwand von Ordner suchen und Abheften zu Einscannen, Umbenennen und Ablegen wenn überhaupt nur noch minimal.

Umgewöhnungsphase
Unterschätze das auf keinen Fall! Es hat bei mir selbst eine gute Weile gebraucht, bis ich mich an digitale Dokumente gewöhnt habe. Allerdings ist das wie bei allen neuen Sachen, dass man einfach eine Weile durchhalten muss, bis man sich daran gewöhnt hat und die Vorteile mehr und mehr spürt.

Datensicherheit
Der wohl schwerwiegendste Punkt ist die Datensicherheit. Digitale Daten unterliegen natürlich dem Risiko geklaut zu werden. Ich schätze dieses Risiko aber sehr gering ein.

Dazu ist es relativ einfach ein überdurchschnittlich gutes Sicherheitssystem zu integrieren. Allerdings sollte man meiner Meinung nach nicht übertreiben.

Wenn Du Dir unsicher bist, stelle Dir einfach folgende Fragen und überlege Dir genau, ob das alles wirklich so gefährlich ist:

  • Welche Deiner Daten sind wirklich wirklich so geheim, dass sie schlimmstenfalls nicht ein anderer sehen kann?
  • Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand sich genau für Deine Daten im speziellen interessiert?
  • Machst Du Dir genauso viel Sorgen, um die Einbruchsicherheit in Dein Büro, in welchem sich die Papierdokumente befinden?

Nachdem wir die Nachteile betrachtet haben und ich Dir gezeigt habe, dass diese halb so wild sind, kommen wir endlich zu den

mega Vorteilen des papierlosen Büros:

  • mehr Platz und Freiräume im Büro
  • bessere Luftqualität, da weniger Staub sich in den Ordnern absetzen kann
  • Dokumente gehen nicht verloren und sind schneller zu finden
  • einfachere Kommunikation mit anderen, da alles schon gescannt ist
  • einfache Datensicherung
  • Schutz vor Brand etc.
  • beliebig lange Archivierung möglich
  • Möglichkeit sein komplettes Büro überall auf der Welt dabei zu haben
  • Umweltfreundlicher, da weniger Papierabfall

Unterm Strich bekommst Du nach der Umgewöhnungsphase und der Umstiegshürde zu Beginn nur geniale Vorteile mit.

Jetzt, da wir alle Formalitäten geklärt haben kommen wir dazu, wie Du selbst Dein digitales papierloses Büro bekommst. Wenn Du die folgenden 9 Schritte befolgst, hast Du garantiert einen sehr guten Start in Dein eigenes papierloses Büro.

Schritte zum digitalen papierlosen Büro

1. Schritt – Ordnung schaffen

Alle Ordner, Papierstapel, Rechnungen, Unterlagen, usw. ausmisten und sortieren. Am besten eignet sich dafür die von mir vorgestellte 5S Methode. Wenn Du sie noch nicht kennst, dann lies Dir am besten diesen Artikel durch. Du willst ja keine Arbeit in das Einscannen und Ablegen von unnötigen Unterlagen stecken.

2. Schritt – Strukturieren geht über studieren

Es ist wichtig, dass Du Dir eine Struktur für Dein digitales Büro überlegst. Das ist ein ganz wichtiger Punkt. Du sollst später ja effektiv damit arbeiten können und willst nicht ewig damit verbringen irgendwelche Dateien suchen zu müssen.

Ein wichtiger Punkt dabei ist die Ordnerstruktur, heißt wie Du alles ablegen möchtest. Berücksichtige auch digitale Daten wie Musik, Bilder, Videos, usw. Zur Ordnerstruktur gibt es unzählige Ansätze.

Ein Beispiel ist die Sortierung nach Kategorien, also Rechnungen, Blogartikel, E-Books, usw.

Ein weiteres Beispiel ist das Themenbezogene einordnen, also Projekt A, Steuer 2016, Multimedia, Bibliothek, usw.

Du musst Dir an dieser Stelle überlegen, welche Struktur für Dich und Deine Arbeitsweise sinnvoll ist. Da gibt es kein falsch oder richtig, dass muss jeder für sich selbst entscheiden.

Der nächste Aspekt bei der Strukturierung ist die Bennenung der einzelnen Dateien. Dabei kannst Du Dir überlegen, ob Du ein Datum der Datei-Erstellung in die Benennung packen möchtest oder ob Du ein Kürzelsystem für Dich erstellst.

Ein Beispiel wäre „2016-04-01 BA Papierloses Büro“. BA steht in diesem Fall für Blogartikel.

Die Datei ist zu Beginn mit einem Datum versehen, wodurch sich verschiedene Revisionen leichter unterscheiden lassen. Wenn das Veröffentlichungsdatum das eingetragene Datum im Namen ist, erleichtert es das Auffinden der Datei ungemein.

Als kleiner Tipp würde ich Dir raten die Dateinamen nicht zu lang zu machen oder zuviel Information reinzupacken. Dadurch wird das ganze schnell wieder unübersichtlich.

3. Schritt – Leg Dir einen geeigneten Scanner zu

Prinzipiell kannst Du jeden Scanner nehmen. Von Flachbettscanner über Duplex-Scanner bis hin zu Apps auf dem Smartphone oder speziellen Dokumentenscannern. Bevor Du Dir einen Scanner zulegst, solltest Du Dir überlegen, was nach der einmaligen Scanflut zu Beginn des Vorhabens täglich an Dokumenten anfällt. Danach solltest Du auch Deinen Scanner auswählen. Je nachdem, wie viel oder wenig Dokumente Du täglich für dein papierloses Büro einzuscannen hast, reicht oft auch schon ein Flachbettscanner oder die Smartphoneapp aus.

Bei sehr vielen Dokumenten, Rechnungen, Kassenzettel und so weiter, würde ich Dir zu einem speziellen Dokumentenscanner raten. Dieser sollte vor allem beidseitige Dokumente scannen können (Duplex). Ein solcher Scanner, der die normalen Anforderungen erfüllt wäre der Fujitsu ScanSnap.

OCR bedeutet Optical Character Recognition, zu deutsch optische Zeichenerkennung. Heißt, dass Dein erstelltes PDF Dokument von der Suchfunktion und diversen Programmen durchsuchbar wird. Leider ist die Softwareentwicklung noch nicht so weit, dass Handschrift zuverlässig erkannt wird.

Zusätzlich bieten Dokumentenscanner einige weitere Vorteile gegenüber den „normalen“ Scannern. Meist bringen die Dokumentenscanner von Haus aus eine OCR Software mit, die Dir eingescannte Dokumente sofort bearbeitet. Oft können die Scanner auch alles Mögliche, von Visitenkarte über Kassenbon bis hin zu A3 Papier problemlos scannen und direkt im gewünschten Format ablegen.

Achtung: Das Dateiformat, in welchem Du die Dateien ablegen möchtest ist nicht unwichtig.

Prinzipiell empfehle ich Dir für Textdokumente PDF, da dieses sehr zukunftsstabil ist, auf jedem Gerät lesbar und eine relativ kleine Dateigröße hat.

Als gutes Standardformat für Bilder empfiehlt sich JPG, aufgrund der kleinen Dateigröße. Allerdings können für Bilder oder Zeichnungen andere Formate interessant sein. Zum Beispiel das Tif-Format, welches eine sehr hohe Qualität für Bilder liefert.

Achte bei der Auswahl des Scanners, ob dieser direkt in Deine gewünschten Dateiformate scannen kann. Das erspart Dir eine Menge Arbeit.

Wenn Du wenig Dokumente hast und so gut wie keine Bilder/Zeichnungen zum Scannen hast, empfiehlt sich eine App für das Smartphone. Diese bieten oft auch die OCR Funktion und können in einige Dateiformate scannen. Ein weiterer Vorteil ist die Mobilität. Falls Du kein Büro hast oder viel unterwegs bist, hast Du Deinen Scanner immer mit dabei. Diese Apps sind mittlerweile wirklich gut. Ich selbst nutze als Ergänzung zum Scanner die App CamScanner (siehe hier). Die kostenlose Variante reicht für das alleinige Scannen aus. Die App bietet ebenfalls die OCR-Funktion, welche sogar in der kostenlosen Version verfügbar ist.

Übrigens. Falls Du täglich keine mega Papierflut erhältst/bewältigen musst und Dir eigentlich die Smartphone-App oder ein kleinerer Dokumentenscanner oder einfacher Scanner ausreicht und Du aber nicht weißt, wie Du den ersten Papierberg effizient einscannen sollst. Dafür gibt es Dienstleister, sogenannte Digitalisierungsservices, die diese Arbeit für Dich übernehmen. Du kannst Deine ganzen Ordner an den Dienstleister schicken und dieser scannt und digitalisiert Deinen Ordner nach Deinen Wünschen für Dich ein. Ich selbst habe diese aber noch nie ausprobiert.

4. Schritt – Wohin eigentlich? Sicher oder was?

Externe Festplatte, NAS, interne Festplatte oder Cloudanbieter?

Nachdem wir jetzt das Was und Wie geklärt haben, komme ich zu dem Wo. Es gibt einige verschiedene Möglichkeiten die Dateiablage für Dein papierloses Büro umzusetzen, die ich Dir kurz erläutern will. Da die Dateiablage auch sehr eng mit der Datensicherung, sowie Datensicherheit verknüpft ist haken wir das auch gleich mit ab.

Was gibt’s für Möglichkeiten?

Interne oder Externe Festplatte

Die einfachste und günstigste Möglichkeit dein papierloses Büro zu verwalten ist es einfach direkt auf Deine Computerfestplatte zu speichern. Allerdings würde ich Dir davon abraten nur eine der Möglichkeiten zu verwenden, denn wenn Dir Dein Computer kaputt geht oder abhanden kommt ist alles weg. Eine etwas bessere Möglichkeit ist die externe Festplatte zur Datensicherung zu nehmen und die Interne zum aktiven Arbeiten.

Network Attached Storage kurz NAS

Das NAS ist prinzipiell ein Computer, welcher Festplatten enthält, mit ein paar super Extrafunktionen. Oft wird das NAS auch Server genannt. Meist bietet es sich an diesen in Dein Arbeitsnetzwerk direkt einzubinden. Der größte Vorteil beim NAS ist die interne Option zur Spiegelung (Sicherung) der Daten, genannt RAID. Falls eine Platte ausfällt, hast Du die Daten weiterhin auf einer (oder mehreren) weiteren Festplatten. Es gibt NAS Systeme, die sogar die Möglichkeit bieten eine private Cloud zu betreiben. Dadurch kannst Du von überall mit Deinen Zugangsdaten auf Deinen Heimserver zugreifen.

Ein weiterer genialer Vorteil des NAS ist, dass Deine Festplatte am Laptop oder PC kleiner ausfallen kann, da Du immer direkt, mit nahezu gleicher Geschwindigkeit, auf die Daten zugreifen kannst. Das ist unter anderem besonders interessant für MacBook-Nutzer, aufgrund der Preisunterschiede bei der Festplattengröße. Die Preisersparnis beim MacBook von der 128GB zur 256GB Version dürfte schon fast ausreichen für ein Einsteiger-NAS.

Cloudanbieter

Seit ein paar Jahren auf dem Markt und meist wegen negativer Kritik bezüglich der Datensicherheit im Gespräch. Die Cloud ist vereinfacht gesehen, nichts anderes wie ein NAS, dass nicht bei Dir Zuhause steht.

Von Vorteil ist, dass Du dich um keinerlei Verwaltung kümmern musst aber Du immer von einer Internetverbindung abhängig bist.

Wenn Du einen Cloudanbieter wählst und sensible persönliche Daten hast, würde ich Dir auf jeden Fall dazu raten Dich für einen deutschen Anbieter, mit Servern in Deutschland, zu entscheiden. Dadurch unterliegt dieser dem deutschen Datenschutzgesetz.

Es gibt ein paar Tools, die Deine Cloud verschlüsseln und somit relativ sicher machen. Wenn Du diese zusätzlich verwendest, müssen die Server nicht mehr zwingend in Deutschland stehen, da all Deine Daten verschlüsselt und somit normalerweise ausreichend gesichert sind.

Tipp: Beachte auch die Speichergröße, die Du benötigst. Außer bei dem Cloudanbieter, wo Du einfach aufstocken kannst, musst Du bei den anderen Varianten die Größe Deiner Festplatte vorher grob abschätzen. Auch zu beachten gilt, dass ein NAS, wenn Du es ebenfalls zur Datensicherung verwenden willst, je nach Anzahl der Spiegelungen seine Speichergröße verkleinert.

Ich selbst benutze ein NAS mit privater Cloud (siehe Synology NAS 4TB), damit ich flexibel und von überall auf meine Dokumente zugreifen kann. Ich kann Dir das nur empfehlen. Die Entscheidung liegt natürlich bei Dir selbst. Wenn Du aber wirklich alle Dokumente in digitaler Form verwalten möchtest ist ein NAS oder Cloudanbieter am effektivsten und sichersten. Eine externe oder interne Festplatte kann nunmal ausfallen und das als einzige Sicherung für mein ganzes Leben ist mir zu unsicher. Wenn da was passiert sind nicht nur alle Dokumente weg, sondern auch alle schönen Erinnerungen in Form von Bildern und Videos.

Tipp: Wenn Du Dich für einen Cloudanbieter als Speicherplatz für dein papierloses Büro entscheidest, achte beim Kauf Deines Scanners darauf, dass dieser direkt in die Cloud scannen kann.

Zur Sicherheit gibt es nicht viel zu sagen. Für das meiste reicht es aus eine Firewall und ein Antivirenprogramm zu installieren. Wenn Du sehr sensible Daten hast, kannst Du über eine Verschlüsselungssoftware nachdenken und einen gewissen Speicherplatz, sozusagen als Tresor, verschlüsseln. Bei einem Cloudanbieter kannst Du, wie schon genannt, ebenfalls eine Verschlüsselung verwenden. Hier gibt es auch die Option, nur über eine VPN Verbindung auf die Cloud zuzugreifen, um deine Sicherheit zusätzlich zu erhöhen. Wer aber so sensible Daten hat, dass die „Standardsicherheit“ nicht ausreicht, sollte sich an einen speziellen Dienstleister wenden.

5. Schritt – Lass den Scanner heißlaufen

Endlich kommen wir zum eigentlichen Digitalisieren. Schmeiß Deinen neuen oder alten Scanner an und lass ihn loslegen.

Scanne alles ein, was Du Dir vorher zusammengestellt hast und in Dein neues papierloses Büro hinein soll. Achte darauf, dass Du immer im richtigen Dateiformat scannst.

6. Schritt – Umbenennen und Ablegen

Dieser Schritt ist am Aufwändigsten und macht wohl am wenigsten Spaß auf dem Weg in ein papierloses Büro. Du kannst Dir das vereinfachen, indem Du eine Software verwendest, die Dateien automatisch umbenennt. Dadurch kannst Du zum Beispiel alle Rechnungen automatisch umbenennen lassen und musst danach nur noch den Rest ergänzen.

Lass Dich hier nicht entmutigen. Du machst das nur einmal. Später hast Du viel weniger Dokumente, welche Du umbenennen musst und auch schon eine gewisse Routine.

7. Schritt – Routine as always

Wie immer ist es wichtig für Dein Durchhaltevermögen eine Routine für das Ganze zu entwickeln. Dann machst Du alles von alleine. Kleiner Scherz.

Überlege Dir Abstände, in denen Du Deine Dokumente in Dein papierloses Büro überträgst. Täglich, wöchentlich, jährlich, projektbezogen oder nach dem Vollmondkalender. Mach es wie Du willst und wie es sich für Dich als sinnvoll erweist.

Schau auch, dass Du alle Zwischenschritte von „Papier liegt auf dem Tisch“ bis hin zu „die Datei liegt fertig benannt im richtigen Ordner“ wenn möglich automatisierst. Ein paar Tipps habe ich Dir dazu schon gegeben. Vielleicht kommst Du auf andere Ideen.

8. Schritt – Oldies but Goldies?

Was machst Du jetzt mit dem ganzen Papierkram, den Du nun auch in digitaler Form vorliegen hast? Unterscheide dabei in Dokumente, die Du im Original benötigst und in Dokumente, die Du nicht mehr benötigst.

Bei letzterem ist es einfach. Ab in den Müll oder Schredder.

Bei benötigten Originaldokumenten, würde ich im Dateinamen eine Identifizierungsnummer vergeben und die Dokumente entsprechend beschriftet fortlaufend in einem Ordner ablegen. Dann kannst Du über die digitale Datei auf dein „Archiv“ zugreifen und die fortlaufende Nummer bei Bedarf raussuchen. Einfach, platzsparend und effektiv.

9. Schritt – Durchhalten

Durchhalten. Durchhalten. Durchhalten.

Wie Du weißt kommt jetzt die Umgewöhnungsphase. Also bleib dran! Es wird sich lohnen glaub mir. Wenn Du Dir nicht sicher bist, ob Du es schaffst ein digitales papierloses Büro zu betreiben, dann behalte Deine alten Ordner, bis Du die Umgewöhnungsphase hinter Dich gebracht hast und Dir sicher bist. Ich bin aber davon überzeugt, dass Du in kürzester Zeit merken wirst, wie viel Freiheit und Vorteile ein papierloses Büro schaffen.

 

Hier noch einmal alle Ressourcen für Dein papierloses Büro zusammengefasst:

Scanner: Fujitsu ScanSnap

Scan-App: CamScanner

NAS: Synology NAS 4TB

 

 

Bist Du schon digital und papierlos? Wo lagen Deine Probleme bei der Umgewöhnung? Was hält Dich von dem papierlosen Büro ab? Teile Deine Gedanken und Erfahrungen mit uns. Ich freue mich über jeden Deiner Kommentare.

 

Cheerio, Sebastian

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