Ordnung halten und Chaos beseitigen

Mit diesem Artikel möchte ich Dir zeigen, warum es wichtig ist Ordnung und Struktur in Deinem Business und vielen anderen Bereichen zu haben. Es ist die Grundlage für mehr Freiheit und Freizeit. Ich beschreibe auch eine Methode, wie Du Struktur in Deinen (Arbeits-)Alltag bekommst und die dadurch gewonnene Ordnung halten kannst.

Du kennst doch sicher das Zitat von Albert Einstein

„Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos.“

Das Zitat gehört zum Standardrepertoire, wenn es darum geht das eigene Chaos zu rechtfertigen. Es wird auch dadurch bestärkt, dass Chaos am Arbeitsplatz gleichbedeutend ist mit „super beschäftigt“ und „leistungsstark“.

Du fragst dich jetzt sicherlich, warum räume ich dann überhaupt auf? Was will der jetzt mit Ordnung und Struktur?

Ich bin der Meinung, dass das gute Zitat von Herrn Einstein oft missverstanden wird. Formulieren wir das Zitat mal um, damit etwas Licht an die Sache kommt.

„Vorgegebene Ordnung (und Struktur) braucht nur der Unwissende, das Genie hat das Chaos im Griff und gibt sich die Struktur und Ordnung selbst.“

Danach würde es bedeuten, nur der Unwissende befolgt strikte Ordnung oder Pfade. Das Genie erhebt sich darüber hinweg und macht sich eigene Regeln und Pfade. Ist also frei! Mehr Freiheit durch Ordnung und Struktur. Das klingt sogar noch besser als nie mehr aufräumen zu müssen. Jetzt aber erst einmal genug philosophiert.

Was bringt uns Ordnung und Struktur wirklich?

  • Entwicklung von Routine und Gewohnheit
  • Schneller Unterlagen, usw. finden
  • Kreativität fördern
  • Fokussierung auf das Wichtige
  • Sofort erkennen, wenn was fehlt
  • Weniger Ablenkung durch Chaos
  • Weniger Stress
  • Auflösen von Denkblockaden
  • mehr Freiheit und Freizeit (Gründe warum du mehr davon brauchst findest du hier)
  • usw.

Wie bekomme ich dadurch mehr Freiheit?

Grundsätzlich bedeutet mehr Freiheit, dass wir mehr Zeit für etwas haben. Mehr Freizeit also. Genau das ist auch hier der Punkt. Wir sparen eine Menge Zeit, die wir zuvor mit unnützen Dingen, wie zum Beispiel das Suchen der Datei x oder dem Brief y verbracht haben. Quality time ist das Stichwort. Wir eliminieren Verschwendungen aus unserem Alltag, um unsere kostbare Zeit sinnvoll und effizient zu nutzen. Dazu bekommen wir noch ein paar nette Nebeneffekte, wie oben schon genannt.

Zum besseren Verständnis habe ich ein kleines Beispiel dazu aus meinem Alltag, um den Freiheitsgewinn zu verdeutlichen. Kennst Du das Problem deinen Schlüssel nicht zu finden, Du aber eigentlich schon längst los hättest müssen? Wo liegt der jetzt schon wieder? Ein Problem das ich selbst oft habe. Ja auch bei mir gibt es noch viel Potenzial 😉

Jedes Zimmer, jede Ecke wird durchsucht. Die Minuten streichen dahin. Nehmen wir mal an, dass ich im Schnitt 2 Minuten gesucht habe, bis der Schlüssel gefunden ist. Von der Hektik und dem Stress mal abgesehen. Passiert mir das jetzt fünf Mal pro Woche sind das im Monat schon 40 Minuten. Ganze 40 Minuten pro Monat! An die acht Stunden im Jahr wollen wir mal gar nicht denken. Was Du mit deinen 40 Minuten anfangen würdest ist Dir überlassen. Ich will in Zukunft definitiv nicht mehr meinen Schlüssel suchen müssen.

Ich will Struktur und Ordnung!

Um Struktur und Ordnung zu schaffen gibt es viele Methoden und Wege. Ich möchte Dir an dieser Stelle vorerst nur die für mich wichtigste Methode vorstellen, aus der sich meiner Meinung nach fast alle anderen ableiten lassen.

Ziel ist es aber nicht Dir nur die verschiedenen Methoden vorzulegen, sondern ich will Deine Einstellung! Denn nur wenn Du Deine Einstellung und Sichtweise langsam veränderst kannst Du das alles adaptieren und die Struktur und Ordnung halten.

Die 5S-Methode

Die 5S Methode stammt aus dem von Toyota eingeführten Toyota Produktionssystem. Vielleicht kennst Du die Methode schon und denkst jetzt vielleicht „Das ist nichts für mich, das machen nur Großkonzerne.“

Falsch!

Die Methode kann jeder selbst erfolgreich anwenden. Ich tue es und bin begeistert davon, wie viel Freiheit sie schafft. Also wird sie Dir auch helfen. Ich habe die Methode ein wenig auf kleinere Strukturen umformuliert, also wundere Dich nicht.

Achtung! Lass Dich beim ersten Mal nicht abschrecken und halte durch. Du wirst überrascht sein, was sich über die Jahre so alles angesammelt hat. Umso mehr wirst Du den Freiheitsgewinn spüren, wenn Du fertig bist.

Was heißt denn jetzt genau 5S?

Kreislauf der 5S Methode zum Struktur schaffen und Ordnung halten
Die Methode beschreibt einen Kreislauf. Das heißt, dass Du sie in regelmäßigen Abständen wiederholen musst. Keine Angst. Beim zweiten Mal wird alles viel einfacher und das wiederholen hilft Dir auch dabei das Ganze aufrecht zu erhalten. Aber mehr dazu gleich.

• Sortieren

Ich gehe bei diesem Punkt immer wie folgt vor. Alles ausräumen. Durchschauen, was ich nicht mehr benötige, was nicht hier hin gehört oder was wirklich unnütz ist. Möglicherweise hilft Dir auch die kleine Anleitung zum Ausmisten. Dann kommt der wichtigste Punkt. Für alles, was Du nicht wirklich benötigst gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder wegwerfen oder verkaufen/verschenken.

• Systematisieren (Struktur schaffen)

Überlege Dir ein System, eine Ordnung, wie Du deine Unterlagen etc. anordnen möchtest. Trau Dich auch deine Ordnung einmal umzuwerfen und wieder etwas Neues auszuprobieren.

Sei neugierig!

Allerdings solltest Du dabei gut überlegt vorgehen, da zum Beispiel das Umstrukturieren einer Dokumentenablage sehr Zeitaufwändig im Gegensatz zum Nutzen sein kann.

• Säubern

Mach alles sauber! Putzlappen und Wasser ist angesagt. Es muss wie neu aussehen.

Nach dem Saubermachen räume alles nach deinem eigenen für Dich optimalem System wieder ein.

Kleiner Tipp: Versuche so viel wie möglich Freiraum auf deinem Schreibtisch zu schaffen.

• Standardisieren (Ordnung halten)

Überlege Dir, wie Du in Zukunft, mit zum Beispiel neu dazukommenden Dokumenten vorgehst. Einige Ideen dafür wären etwa einen Ordner am Computer erstellen, in den alle neuen Dokumente des Tages/Woche wandern und Du diesen dann am Ende des Tages/der Woche korrekt einsortierst oder Du hast ein Fach in das alles Unerledigte wandert und sobald es erledigt ist, wird es richtig abgelegt oder weggeworfen.

Arbeite auch viel mit visuellen Optionen. Zum Beispiel Farbstreifen oder Symbolen usw. Die Möglichkeiten sind grenzenlos.

• Selbstdisziplin (Ordnung halten)

Dieser Punkt ist nicht zu unterschätzen. Überlege Dir, in welchen Zeitabständen Du den Kreislauf erneut durchgehst, um die Ordnung halten zu können und nicht wieder in alte Muster zu verfallen. Korrigiere gerne auch Standards oder Systeme nach, sobald Du merkst es passt nicht zu 100%.

Dann heißt es nur noch do it! und dranbleiben. Du schaffst das.

Übrigens ist diese Methode nicht nur auf Deinen Arbeitsplatz anwendbar. Ich mache das mit allen möglichen Dingen, wie zum Beispiel dem Vorratsschrank.

 

Was tust Du, um eine Struktur zu erreichen und die Ordnung halten zu können? Wie verstehst Du das Zitat? Kennst Du die 5S Methode? Teile Deine Gedanken mit uns. Ich freue mich über jeden Deiner Kommentare.

Cheerio, Sebastian

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